Les 3 étapes pour renforcer la sécurité de son entreprise
1. Mettre en place un cadre et une politique d'accueil
C'est quoi une politique d'accueil
Avant d’accueillir un client, il faut que vous sachiez ce que vous allez lui dire. Il est important de prévoir et d’informer les équipes des documents et éléments obligatoire que le visiteur doit présenter.
La politique d’accueil est donc l’ensemble des principes, des pratiques, et des dispositifs mis en place par une organisation pour assurer un accueil chaleureux, efficace, et structuré à toutes les personnes entrant en contact avec elle, qu’il s’agisse de visiteurs, de clients, de partenaires ou même de nouveaux employés.
Elle vise à offrir une première impression positive, à faciliter l’intégration ou l’orientation, et à garantir un niveau de satisfaction élevé en respectant les valeurs et les objectifs de l’organisation.
Les objectifs de la politique d'accueil
La politique d’accueil n’est pas mis en place dans l’entreprise sans raisons, elle permet de:
- Limiter les accès à des salles spécifiques, comme les laboratoires ou les archives médicales.
- Limiter les visites pour des essais cliniques ou des consultations.
- La gestion des protocoles sanitaires, comme les contrôles de température ou les formulaires pré-visite.
Grâce à un outil de gestion de visiteurs, ces institutions peuvent assurer une sécurité stricte tout en simplifiant leurs processus.
Opter pour une solution d'accueil des visiteurs
Pour votre sécurité et celle de votre entreprise, il est important de mettre en place des solutions visant à renforcer la sécurité lors de l’accueil de vos visiteur. Ces solutions auront pour but bien évidemment de controler les entrées et les sorties de votre entreprise mais aussi de vous faire gagner du temps. En vous détachant des simples registres à la mains vous pourrez centraliser les données des clients et vraiment vérifier qui doit rentrer dans votre établissment et qui n’y est pas convié.
Les objectifs de ces solutions de gestion des visiteurs
Ces solutions ont de nombreux objectifs et nous pouvons même dire des avanatges, car c’est plus parlant :
- Gérer efficacement les arrivées et les départs des visiteurs de votre entreprise
- Personnaliser l’accueil en intégrant des données client spécifiques à chacun, ce qui permettra de gagner du temps en montrant que l’on connait son visiteur, c’est tout de suite une bonne impression pour l’entreprise
- Améliorer la sécurité des installations en identifiant rapidement les visiteurs non enregistrés, sans a avoir à recherché sur une feuille pendant plusieurs minutes le nom du visiteur
Un tel système renforce non seulement l’efficacité opérationnelle mais aussi l’image d’un service professionnel et moderne. Une meilleur gestion des visiteurs renforce considérablement la sécurité de votre entreprise
3. Sensibilisation et formation sur la sécurité lors de l'accueil en entreprise
La sécurité au sein d’une entreprise repose également sur la vigilance et les compétences de ses employés. Il est essentiel de mettre en place des sessions de sensibilisation et de formation régulières pour familiariser le personnel avec les bonnes pratiques de sécurité. Cela inclut la reconnaissance des comportements suspects, la gestion des accès, et le respect des protocoles d’identification. Ces formations permettent aussi d’expliquer pourquoi ces mesures sont cruciales pour la sécurité globale de l’entreprise. En responsabilisant les employés et en leur donnant les outils nécessaires, vous renforcez la première ligne de défense contre les menaces internes et externes.
De plus si vous adoptez par la suite un logiciel, registre de visiteurs, vous devrez leur présenter le nouveau logiciel et ces nombreux avantages en terme de sécurité et gain de productivité