Registres d’entrées et de sorties : un levier pour la conformité et la traçabilité en entreprise
Dans un contexte où la conformité réglementaire et la sécurité des données occupent une place centrale, la gestion des entrées et sorties devient une notion et une étape très importante dans la gestion de l’entreprise. Les registres d’entrées et de sorties notamment sous leur forme numérique, sont bien plus que des simples outils administratifs…
Pourquoi un registre d’entrée et de sortie est-il essentiel pour votre entreprise ?
Assurer une conformité réglementaire renforcée
De nos jours, les entreprises sont soumises à des normes réglementaires assez stricte, tel que la RGPD, les obligeant à respecter les données collectées des clients. Dans un contexte d’identification pour une entrée et sortie, le client ne doit pas retrouver ses données vendus ou partagé à des fins lucratives par l’entreprise qui l’a accueillit.
C’est pourquoi il est important d’être transparent avec le client :
- Collecter uniquement les informations nécessaires : noms, raisons de visite, horaires.
- Stocker les données en toute sécurité : via des plateformes conformes aux normes.
- Fournir des preuves en cas d’audit ou d’inspection.
La traçabilité des données : historique des entrées et sorties
Le registre d’entrée et de sortie contribue directement à la traçabilité des flux dans une entreprise :
- Suivi en temps réel des entrées et sorties des visiteurs et clients
- Archivage des données pour une consultation ultérieure, en cas de besoin (incident, enquête).
- Identification rapide des personnes présentes dans les locaux à tout moment.
Risques liés aux registres papier
Adopter un registre papier peut paraitre bien, car c’est peu cher et facilement accessible, or pour la protection des données et pour le stockage, c’est moins pratique. C’est à ce moment que l’on remarque les nombreux inconvénients et risques liés à l’utilisation de ces registres manuels :
- Perte de données : une feuille égarée ou endommagée compromet l’intégrité de l’information.
- Accessibilité limitée : consulter des archives papier peut prendre du temps.
- Manque de sécurité : les données personnelles sont exposées à des regards indiscrets.
La transition vers un registre numérique pour répondre aux enjeux modernes
Prendre la décision d’opter pour une solution digitale pour votre gestion des entrées et sorties peut être source de réflection mais pensez tout de suite à la sécurité des données qui est primordiale. De plus vous devez pouvoir identifier rapidement vos visiteurs. L’accueil est la première impression que le client se fait de votre entreprise.
Le logiciel permettra :
- Automatisation des processus : collecte et tri des données simplifiés.
- Sécurisation des informations : stockage dans des bases de données chiffrées.
- Intégration avec d’autres systèmes : badges d’accès, vidéosurveillance, notifications en temps réel.
Le choix d'un logiciel de gestion du flux de visiteurs
Le choix de votre logiciel dépendra du nombres de visiteurs que vous souhaitez recevoir par mois mais aussi la conformité aux normes RGPD de celui-ci :
Assurez vous bien que le logiciel vous permette :
- L’ajout et la suppression de visiteurs
- La possibilité de signaler un évènement en cas d’urgence
- La possibilité de consulter l’historique des visiteurs antérieurs
Notre logiciel de gestion des visites RegElec
Nous vous proposons notre logiciel qui sera répondre à vos besoins et contribuera à la réduction de l’utilisation des registres papier dépassés à ce jour et ne répondant plus correctement au normes et attentes des clients.